Nos próximos meses, muitas empresas brasileiras devem começar a pedir que seus clientes atualizem o endereço. Embora a medida possa causar desconfiança em tempos de golpes digitais, o motivo é técnico: a adaptação à reforma tributária.
Com a transição para o novo modelo prevista para 2026, companhias que não revisarem cadastros e sistemas fiscais poderão enfrentar cobranças indevidas, autuações e perda de créditos tributários. Por isso, setores de compras, tecnologia e fiscal já iniciaram recadastramentos e ajustes internos.
O que muda com a reforma
Atualmente, os impostos sobre o consumo são recolhidos no local onde o produto é fabricado ou o serviço é prestado. A partir de 2026, a cobrança passará a ocorrer no estado ou município onde o bem for efetivamente consumido.
Essa mudança altera a lógica da tributação e exige um mapeamento preciso do domicílio fiscal de cada cliente. Segundo Wendell R. dos Santos, tributarista do L.O. Baptista Advogados, o endereço do comprador passa a ser decisivo para calcular a alíquota e garantir a correta distribuição da arrecadação entre estados e municípios.
Com o novo modelo dual de Imposto sobre Valor Agregado (IVA), a reforma cria dois tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), administrado por estados e municípios, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal. Esses impostos substituirão ICMS, ISS, PIS e Cofins. O objetivo é reduzir sobreposições e distorções regionais.
Atualização cadastral será obrigatória
De acordo com o advogado tributarista Rayan Felipe Sartori, do escritório Gaia Silva Gaede, informações como endereço completo e código do município deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos com validade jurídica. Assim, o cadastro deixa de ser apenas uma ferramenta comercial e passa a ter valor fiscal.
Entretanto, as empresas não devem solicitar dados pessoais sensíveis, como CPF, RG, passaporte ou data de nascimento. O foco da atualização é exclusivamente fiscal.
A revisão também precisa abranger fornecedores, produtos, serviços e estabelecimentos. No caso dos fornecedores, será necessário verificar o regime tributário — Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido — para garantir o correto aproveitamento de créditos e evitar erros nas notas fiscais.
Já para produtos e serviços, as companhias deverão atualizar as classificações fiscais (NCM e NBS) e vinculá-las aos novos códigos do IBS e CBS. Essa atualização determinará a alíquota aplicável e indicará se haverá incidência do Imposto Seletivo, voltado a itens que causam impacto sobre a saúde ou o meio ambiente.
Integração entre setores internos será essencial
Segundo o tributarista Morvan Meirelles Costa Junior, sócio do escritório Meirelles Costa, a atualização cadastral deixou de ser uma simples tarefa operacional e passou a ser estratégica. “A integração entre as áreas de compras, fiscal e TI é fundamental. As informações precisam ser consistentes desde a cotação até a emissão da nota fiscal”, afirma.
Falhas ou dados desatualizados podem gerar consequências graves. Erros de código municipal podem levar à cobrança incorreta de alíquotas. Além disso, inconsistências cadastrais comprometem o crédito tributário e podem causar autuações e penalidades.
Com a entrada em vigor da reforma, manter cadastros e sistemas atualizados será uma condição básica para operar com segurança jurídica. As empresas que se anteciparem à mudança terão menos riscos e maior estabilidade fiscal.